Registrul de casă – prevederi legislative, întocmire, arhivare, etc.

Toate persoanele juridice şi fizice care efectuează operaţiuni cu numerar trebuie să întocmească Registrul de casă. Utilizarea acestui document este reglementată de Legea contabilităţii nr. 82/1991 şi de Ordinul Ministrului Economiei şi Finanţelor nr.3512/2008, care aprobă normele specifice de întocmire şi utilizare a documentelor financiar-contabile.

Potrivit acestor prevederi, Registrul de casă este documentul de înregistrare a încasărilor şi plaţilor în numerar, efectuate prin caseria unităţii, pe baza documentelor justificative.

Reguli de întocmire

  • se întocmeşte ori de cate ori sunt derulate operaţiuni cu numerar, zilnic acolo unde este cazul;
  • se întocmeşte pentru fiecare punct de lucru unde se derulează operaţiuni cu numerar;
  • în cazul în care se derulează operaţiuni cu numerar în valută, se întocmeşte Registru de casă în valută, pentru fiecare tip de valută;
  • se poate întocmi manual sau electronic de casierul unităţii sau de altă persoană împuternicită;
  • se completează în ordinea efectuării operaţiilor, fără spaţii libere între operaţiuni, iar la sfarşitul zilei, rîndurile necompletate din registru se barează;
  • se întocmeşte în două exemplare, pe baza documentelor justificative de încasări şi plăţi; un exemplar ramane la caserie (în carnet) şi unul la departamentul financiar – contabil.
  • se semnează de casier pentru confirmarea înregistrării operaţiunilor efectuate şi de persoana desemnată din departamentul financiar – contabil pentru primirea actelor si a documentelor justificative anexate.

Conţinutul obligatoriu de informaţii al Registrului de casă

  • denumirea unităţii;
  • denumirea şi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;
  • numărul curent; numărul actului de casă; explicatii; încasări; plăţi;
  • report/sold ziua precedentă;
  • sold la sfîrşitul zilei;
  • semnături: casier şi compartiment financiar-contabil.

Pe baza Registrului de casă  se stabileşte, la sfârşitul fiecărei zile, soldul de casă, ce trebuie să corespundă cu soldul contului 5311 Casa, la aceeaşi dată.

Documente ce stau la baza întocmirii Registrului de casă

  • Chitanţa – este documentul justificativ pentru depunerea unei sume în numerar la caserie – cel mai adesea, se utilizează pentru sumele încasate de la clienţi. Se întocmeşte în două exemplare pentru fiecare sumă încasată, de către casier şi se semnează pentru primirea sumei.
  • Dispoziţia de plată/încasare – se utilizează pentru achitarea unor sume, respectiv a avansurilor aprobate pentru cheltuieli de deplasare, procurare de materiale, etc., a diferenţei de încasat de către titularul de avans, în cazul justificării unor sume mai mari decât avansul primit; încasarea unor sume ce nu reprezintă venituri din activitatea de exploatare; plăţi în numerar fără document justificativ prin care se dispune plata (ştat salarii)
  • Împuternicire – serveste ca document în vederea încasării unor drepturi băneşti, când titularul nu se poate prezenta;
  • Decont de cheltuieli/deplasare– este documentul justificativ pentru decontarea de către titularul de avans a cheltuielilor efectuate, pentru stabilirea diferenţelor de primit/restituit şi pentru înregistrarea în contabilitate. Se întocmeste intr-un singur exemplar de către titularul de avans.

Întocmire registru de casă

  • Soldul zilei precedente se reportează pe primul rând al registrului de casă pentru ziua curentă:
  • Se înregistrează toate încasările, se totalizează, inclusiv soldul reportat al zilei precedente;
  • Se înregistrează toate plăţile, se totalizează şi totalul acestora se scade din sumele rezultate din însumarea incasărilor, pentru a se stabili soldul de casă al zilei respective.

ATENTIE

În cazul întocmirii manuale a registrului de casă, trebuie acordată atenţie la modul de stabilire a soldului de casă. Am întalnit, în practică, situaţii în care nu i se acordă atenţia cuvenită, pe motivul că oricum se înregistrează în contabilitate electronic şi, dacă este cazul, se corectează. Se fac frecvent greşeli la totalizarea sumelor sau la stabilirea soldului, la sfârşitul zilei.

 

Recomand verificarea operatiunilor matematice de totalizare a sumelor şi stabilire a soldului de casă, la sfîrşitul zilei.

 

Organizarea Registrului de casă

  • filele registrului de casă se aşează în ordine cronologică;
  • în spatele fiecărei file se ataşează documentele justificative (pentru documentele justificative de dimensiuni mai mici, recomand capsarea sau lipirea lor pe coli A4);
  • se predau contabilului-şef sub semnatură.

Responsabilităţi

Casierul

  • întocmeşte registrul de casă în două exemplare;
  • eliberează numerar numai pe baza dispoziţiei de plată semnată conform procedurilor interne – de regulă, contabil-şef;
  • ridică/depune numerar din/în bancă;
  • la sfîrşitul fiecărei zile, predă departamentului financiar – contabil Registrul de casă în original, împreună cu documentele justificative.

Contabilul-şef verifică:

  • dacă există, sunt corect şi complet întocmite toate documentele pe baza carora s-a întocmit registrul de casă;
  • dacă toate documentele ataşate – chitanţele şi facturile fiscale emise de către furnizori conţin toate datele de identificare;
  • dacă dispoziţiile de plată către casierie sunt semnate de către: casier, persoana care a ridicat suma şi daca sunt aprobate conform procedurlor interne;
  • dacă Registrul de casă este semnat de catre casier pentru întocmire;
  • dacă reglementările legale privind plafonul de încasări şi plăţi în numerar au fost respectate.

De asemenea, contabilul-şef inventariază numerarul aflat în casierie ori de câte ori este necesar, verifică soldul real cu soldul scriptic şi investighează diferenţele.

Foto: Pixabay

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *